Amennyiben részt vett egy PMP (Project Management Professional) felkészítő kurzuson és éppen a PMP minősítéséért dolgozik, valószínűleg tapasztalta már, hogy a PMP jelentkezés leginkább időigényes része a projekttapasztalatok összeírása. A PMI-nak részletes tapasztalati listára van szüksége, hogy biztosan meg tudja állapítani, hogy az elvárásoknak eleget tesz a jelentkezésben leírt tapasztalatokkal.
A következőkben végig járjuk egy példajelentkezés útját és megmutatjuk, hogyan néz ki a tapasztalatokról szóló rész kitöltése a gyakorlatban. Reméljük, hogy ez segítség lesz majd a jelentkezéshez szükséges idő és energia mennységének előzetes felmérésében.
Mielőtt elkezdi...
...mindenképpen érdemes egy, a lentihez hasonló táblázatban vagy más módon folyamatosan követni és lejegyezni a projekteket, melyeken dolgozott. A legpraktikusabb ezt rögtön, a projekttel egy időben megtenni.
Mikor készen áll a PMP jelentkezésre, a jelentkezés megkezdése után 90 nap áll rendelkezésére a jelentkezés véglegesítéséig. Ez hosszú időnek tűnhet, de elég körülményes tud lenni az önéletrajzot, a projektarchívumokat, a projektek teljes történetét felvinni a jelentkezési lapra.
Érdemes észben tartani, hogy a PMI bármelyik jelentkezést kiválaszthatja auditra, felülvizsgálatra. Amennyiben ez bekövetkezik, hasznos, ha a megadott elérhetőségek naprakészek és érdemes felkészülni, hogy a leírtakat támogató dokumentációk is elkérhetők a folyamat során. Hasznos tehát összegyűjteni a kapcsolódó projektdokumentációt - nem csak a felülvizsgálat lehetősége miatt, hanem mert már a jelentkezés folyamatában is hasznosak lehet, ha kéznél van.
A jelentkezés tapasztalati részének kitöltésének bemutatásához példaként a már említett és fentebb láható projekteket fogjuk használni. A példában szereplő első projektet a PMP-re jelentkező projektmenedzser szervezte és vezette a projekt teljes időtartama alatt minden fázison keresztül (kezdeményezés, tervezés, végrehajtás, felügyelet és ellenőrzés és zárás).
A második példa a táblázatban azt az esetet demonstrálja, mikor a jelentkező az adott projektnek csak egy fázisát vezette. Ennél a példánál nem mutatjuk be a jelentkezés teljes menetét, csak a jelentkezési lapon kitöltött adatok végső kinézetét.
A jelen példában feltételezzük, hogy jelentkezését az online felületen keresztül tervezi végrehajtani. Amennyiben papíralapú jelentkezést szeretne benyújtani, le kell töltenie a jelentkezési űrlapot.
A PMI online PMP jelentkezési felületének eléréséhez első körben egy PMI felhasználói fiókot kell létrehozni. Ezen a linken elérhető a regisztrációs felület az új fiók létrehozásához, vagy a régibe való bejelentkezéshez.
Megjegyzés: A PMI felületén való regisztrációhoz nem szükséges PMI tagnak lenni.
Az online jelentkezési platform első felületén a kapcsolati adatokat és projekttörténetet kell felvezetni. A következő lépés a Jogosultsági Munkalap (Eligibility Worksheet) kitöltése, mely a jelentkezéshez szükséges PM tapasztalatok (hónapok, órák) és a PM képzéssel töltött idő (órák) dokumentálására szolgál. Erről a lapról lehet továbblépni a PM Tapasztalatok (PM Experience) és a PM Tanulás (PM Education) oldalakra.
Példa: Teljeskörű (End-to-end) Projekttapasztalat
Kezdjük a jelentkezést az első példa alapján. Itt látható a fenti táblázatból az ide kapcsolódó bejegyzés:
Elsőként a projekt- és az intézményi adatokat kell felvezetni.
Projektspecifikus információk:
Fontos megjegyezni, hogy a Projektcímhez (Project Title) beírt névnek egyértelműen kell megneveznie az adott projektet. A Projektszerep (Project Role) azt a szerepet jelenti, melyet a projektfolyamatban betöltött a jelentkező. Az Elsődleges iparág (Primary Industry) az az iparág, melyben a szervezete üzletileg aktív volt az adott projekt idején.
Szervezeti adatok és telefonszám:
Ezen a felületen az első a szervezeten belüli munka megnevezése (Job Title) és a szervezet kapcsolati adatai. A munka megnevezése azt a pozíciót takarja, melyet az adott projektfolyamat alatt betöltött a jelentkező. A példában szereplő jelentkező pozíciójának megnevezése a szervezetben az Operations Supervisor, a projekten belül pedig a Projektmenedzser szerep volt az övé.
A szervezet kapcsolattartó adatai és telefonszám:
A szervezeti kapcsolattartó adataihoz (Organization Contact) annak a személynek az elérhetőségeit kell felvezetni, aki szükség esetén hitelesítheti a jelentkező adott projekten és szervezetnél való tapasztalatát. Ez jó esetben a szervezet egyik menedzsere vagy a szervezet egy belső vagy külső ügyfele. A kapcsolati viszonynál (Contact Relationship) azt a pozíciót kell megadni, melyet a fentebb beírt kapcsolattartó betöltött, mikor a jelentkező az adott projekten dolgozott.
Ezután a tapasztalatokat területenként óránként kell összeadni.
A példában szereplő jelentkező majdnem teljes munkaidőben dolgozott az adott projekten hét hónapon keresztül és mind az öt projektmenedzsment területen szerzett tapasztalatot. Megjegyzendő, hogy a területenként feljegyzett projektóráknak összességében logikusan ki kell adniuk a projekt teljes időtartalmát.
Végül a tapasztalatok rövid leírása szükséges:
A leírás összesen 550 karakter hosszúságú lehet, úgyhogy tömören és lényegre törően kell fogalmazni. Fontos megjegyezni, hogy ebben a szekcióban van egy belső útmutató is. Ne felejtse el azt sem, hogy a felelősségeknek (Responsibilities) és az eredményeknek (Deliverables) az adott projektben betöltött szerepére kell vonatkoznia - más szóval, hogy miért volt felelős és mit hozott létre. Nézze át újra az előző lapon a területek leírásait, ezek segítik annak megértését, hogy mely területhez mely tevékenységek és eredmények relevánsak.
Tekintse át felvezetett tapasztalatait
Miután a Mentés és Folytatásra (Save and Contiune) kattintott az utolsó, a tapasztalatokat számba vevő oldalon (Add/Edit Experience), a felület automatikusan megjeleníti az addig felvezetett tapasztalatokat (Experience Worksheet). Itt láthatja a felvitt információk összefoglalóját és hogy a tapasztalati órái mennyiben elégítik ki a minimum követelményeket.
Az első példa ezennel elkészült! Térjünk rá a következőre.
Innentől elkezdjük felvezetni a táblázatban szereplő második tapasztalatot, mely az Office Space Expansion projekt.
Az alapvető lépések a tapasztalat felvezetéséhez ugyanazok, így ezt nem mutatjuk be újra. Amire figyelni kell, hogy ennél a példánál a projektmenedzsment tapasztalatok csak a végrehajtó (Executing) területen relevánsak. Minden más területen 0 órányi tapasztalat kerül felvezetésre. Bármelyik projektnél előfordulhat, hogy csak egy-két tudásterülethez vezet fel tapasztalati órákat, de az órák összesítésének végül le kell fednie mind az öt területet.
Mikor ezt a tapasztalatot felvitte, így néz ki a tapasztalati lap (Experience Worksheet):
Most az összesítés magába foglalja már a második tapasztalatot is. A még szükséges órák száma csökkent. Ha a szükséges óráknak és hónapoknak megfelelő mennyiségű tapasztalatot vitt fel a felületre, már csak a PM oktatással eltöltött időt kell rögzítenie (pl. a PMP vizsga előkészítő kurzusát) és jelentkezési lapja készen áll a leadásra.
