9 dolog, amit a projektmenedzserek tanulhatnak a Mikulástól - Szerző: Sarmad Hasan Fordította: Kelen Zsuzsa
Karácsony közeledtével egyre inkább érezzük, hogy az ünnep nem lehet teljes a Mikulás nélkül. Ő az, akinek mindenki boldogságáról gondoskodnia kell. Meg kell felelnie a legnagyobb elvárásoknak is az ajándékokkal kapcsolatban, manók seregét kell menedzselnie, hogy minden időben elkészüljön és a világ minden szegletébe ki kell szállítania az ajándékokat - mindezt csupán egy éjszaka alatt. És emellett mindenre nem szabad rástresszelnie.
A későbbiekben megismert képességeivel, a Mikulás nem csak a gyermekek barátja, de számos hasznos tippet tartogat a projektmenedzserek számára a hatékonyabb munkavégzéshez. Így hát fel a vastag pulcsikkal és irány a Mikulás főhadiszállása az Északi Sarkon: nézzük meg milyen hasznos tudást tartogat a projektmenedzserek számára!
- Feszes határidők
Senki nem olyan jó a feszes határidők betartásában, mint a Mikulás. Mivel egy éjszaka alatt kell minden ajándékot kézbesítenie, nem kis kihívással találja szemben magát. A harcot az idővel úgy nyeri meg mégis, hogy mindig a tervezettnél egy lépéssel előbb kézbesíti a gyerekeknek a tökéletes ajándékokat. A projektmenedzserek példát vehetnek róla: a projekteket a határidő előtt is be lehet fejezni és ezzel az üzleti partnerek elismerése is kivívható.
- Felülmúlni az elvárásokat
Mindenki elgondolkodik néha, hogy miért szeretik annyira a gyerekek a Mikulást. Miért tekintik hősüknek? Egyszerű a válasz: a Mikulás mindig várakozásaikat felülmúló ajándékokkal lepi meg őket, ez teszi őt különlegessé a gyerekek számára. Projektmenedzserként is hasznosítható ez a stratégia - érdemes kevesebbet ígérni és többet teljesíteni. A pozitív különbség az ígért és a teljesített feladatok közt minden felet lenyűgöz majd, a projekteredményekkel úgy érzik majd, hogy a vártnál többet kaptak.
- Érdemes sokszínű csapattal dolgozni és nem elveszni a részletekben - nem mikró menedzselni a dolgokat.
A team összeválogatásakor, a Mikulás példáját követve, érdemes megismerni a csapattagok gyengeségeit, erősségeit, érdeklődését és életstílusát is, hogy minél sokszínűbb csapatot sikerüljön létrehozni. A mikró menedzselés helyett érdemes nekik teret adni, hogy a legjobb eredményeket érhessék el. Senki nem fogja folyamatos mikró menedzselés mellett a legtöbbet kihozni a munkájából. A Mikulás eredményei magukért beszélnek ezen a téren. A hatékony projektegyüttműködés és koordináció teszi lehetővé a Mikulás és csapata számára, hogy karácsonyeste mindenkihez odaérjenek az ajándékok.
- A munka hatékony delegálása
A csapat sokszínűsége még nem elég, nem garantálja a sikert főleg, ha hiányzik a megfelelő bizalom a projektmenedzser részéről. A Mikulás hatékonyan adja ki a manóknak a feladatot és felturbózta Rudolfot a világító piros orral, melynek segítségével nehézségek nélkül eligazodnak az Északi Sark ködös éjszakájában. A Mikulás célja, hogy mindig új vezetőket neveljen a kulcsszerepek kiadásával. A projektmenedzsereknek is érdemes inkább kiadni a feladatokat a beosztottaknak és ellenőrizni a fejlődésüket ahelyett, hogy mindent maguk csinálnának meg. Ellie Broad, a sikeres vállalkozó is hangsúlyozta, hogy “a képtelenség a feladatok delegálására az egyik legnagyobb probléma, de minden szinten jellemző a menedzserekre”.
- Nyomás alatt is nyugodtnak maradni
Nem számít milyen hidegnek és sötétnek tűnik az éjszaka karácsony előtt, a Mikulás sosem stresszel. Annak ellenére, hogy látszólag esélytelen teljesítenie feladatát, ő mindig nyugodt és a remény mindig segít neki megtartani a kontrollt. Folyamatosan keresi a lehetséges megoldásokat, alternatívákat és nem pazarolja az időt a problémák feletti siránkozásra. A projektmenedzsereknek a Mikuláséhoz hasonló kihívásokkal kell szembenézniük, így tanulhatnak tőle egy-két dolgot arról, hogy lehet nehéz szituációkban is nyugodtnak maradni. Csapatukat is megkímélhetik a pánikolástól, ha olyan higgadtan kezelik a szituációkat, mint a Mikulás. Érdemesebb egy lépést visszalépni és koordinálni a hibák javítását, mint bűnbakot keresni és hibáztatni.
- Motiválni a csapattagokat
A Mikulás megérti, hogy mindenki különleges, különböző dolgok motiválják, így nem lehet egy kaptafára készíteni semmit. Különböző stratégiák segítségével motiválja beosztottjait és tartja fenn lelkesedésüket. Emellett minden egyes manó erőfeszítéseit elismeri, mely egész évben motiválja őket biztosítva, hogy az ajándékok a következő karácsonykor is időben megérkeznek majd. Ehhez hasonlóan a projektmenedzserek is fenn tudják tartani csapatuk elkötelezettségét a teljes folyamat során, ha megértik gyengeségeiket és erősségeiket és különböző módszerekkel motiválják őket. Mindig érdemes megdicsérni a jól elvégzett munkát és jutalmazni a cég iránti elköteleződést, melyet az alkalmazottak kiváló teljesítménnyel fognak megköszönni.
- Ismerni a vásárlók elvárásait
A Mikulás pontosan tudja mire vágynak a gyerekek, mert folyamatosan tájékozódik a legújabb trendekről. Valakinek a legújabb kütyü kell, míg másnak egy játék vagy egy vonat. A Mikulás mindent megtesz, hogy mindenki azt találja a fa alatt, amire a legjobban vágyik, minden gyereket szeretne boldognak látni karácsonykor. Ezt kéne tennie a projektmenedzsereknek is. A legmagasabb elégedettség elérése érdekében érdemes törekedni rá, hogy megértsük, mit akar az ügyfél. A projektmenedzsereknek tisztában kell lenniük a legújabb trendekkel, eszközökkel és technológiákkal is, hogy még jobban tudják ügyfeleiket kezelni. Kis dolgok is nagy különbségeket okozhatnak. Egy kis erőfeszítés az ügyfelek jobb megismerése érdekében gyümölcsöző eredményeket hozhat és csodákat tehet a projekttel.
- Szeretni, amit csinálunk és terjeszteni a boldogságot
A boldogság kulcsa abban rejlik, hogy szeressük, amit csinálunk. A Mikulás szeret mindenki arcára mosolyt varázsolni, így marad mindig vidám és nevetős - szereti, amit csinál. Konfucius, a kínai filozófus foglalja ezt remekül össze: “válassz olyan munkát, amit szeretsz és soha életedben nem kell dolgoznod”. Mikor a projektmenedzserekre nehéz időszak köszönt érdemes megtalálniuk magukban a Mikulást és nevetéssel átvészelni a szituációt. Ünnepeljük együtt csapatunkkal a sikereket, szórakozzunk - “a nevetés a legjobb orvosság”. Tényleg az, és elsősorban a projektmenedzserek számára, akiknek gyakran kell stresszes időszakokkal szembenézniük.
A cikk végére érve felismerhettük, hogy a karácsony nem csak az ünneplésről és az ajándékokról szól: a projektmenedzserek hasznos dolgokat is tanulhatnak a Mikulástól, mely segíteni fogja őket a sikeresebb projektek elérésében.